Administration
Guide complet pour les administrateurs de senDemarches. Créez et gérez les démarches, administrez votre équipe et suivez les statistiques.
Rôle de l'administrateur
L'administrateur est responsable de la configuration de la plateforme pour son organisation. Il dispose de tous les droits d'un agent, plus les fonctions de gestion suivantes :
Démarches
Créer, modifier et publier les procédures administratives.
Équipe
Inviter des agents, assigner des rôles et des démarches.
Statistiques
Suivre les performances et l'activité de la plateforme.
Notifications
Configurer les canaux de notification pour l'organisation.
Sécurité
Gérer les accès et les permissions des membres.
Paramètres
Configurer les informations de l'organisation.
Créer une démarche
Une démarche est une procédure administrative que les usagers pourront effectuer en ligne. Sa création se fait en plusieurs étapes.
Informations générales
- Titre : nom officiel de la démarche (ex: « Demande d'acte de naissance »)
- Description : explication détaillée pour les usagers
- Catégorie : État civil, Commerce, Urbanisme, Éducation, Santé, etc.
- Délai de traitement estimé : en jours ouvrés
- Service responsable : ministère ou service en charge
Configurez le formulaire
| Type de champ | Usage | Options |
|---|---|---|
| Texte court | Nom, prénom, ville... | Obligatoire, longueur min/max, regex |
| Texte long | Motif, observations... | Obligatoire, longueur max |
| Nombre | Âge, quantité... | Min, max, entier/décimal |
| Date | Date de naissance... | Date min/max, format |
| Sélecteur | Région, commune... | Liste de valeurs, choix unique/multiple |
| Case à cocher | Conditions, options... | Valeur par défaut |
| Téléphone | Numéro mobile... | Format international |
| Adresse e-mail... | Validation format | |
| Fichier | Pièce jointe... | Types autorisés, taille max |
Définissez les pièces requises
- Nom du document (ex : « Copie de la CNI »)
- Caractère obligatoire ou facultatif
- Formats acceptés (PDF, JPG, PNG)
- Description ou exemple pour aider l'usager
Configurez les frais (optionnel)
Publiez la démarche
- Prévisualisez le formulaire tel qu'il apparaîtra aux usagers
- Testez-le en déposant un dossier fictif
- Cliquez sur Publier pour rendre la démarche accessible
Brouillon
Gérer les démarches existantes
| Action | Description | Impact |
|---|---|---|
| Modifier | Changer le titre, description, champs du formulaire | Pas d'impact sur les dossiers en cours |
| Dépublier | Retirer la démarche du catalogue public | Les dossiers en cours continuent leur traitement |
| Dupliquer | Créer une copie de la démarche | Utile pour créer des variantes |
| Archiver | Masquer la démarche de l'interface admin | Conservation de l'historique |
Attention
Gérer l'équipe
Inviter un membre
Accédez à la section Équipe
Renseignez les informations
- Adresse e-mail du futur membre
- Rôle : Agent, Expert ou Administrateur
Envoyez l'invitation
Rôles disponibles
| Rôle | Instruction | Administration | Équipe | Super-admin |
|---|---|---|---|---|
| Agent | ✅ | — | — | — |
| Expert | ✅ (avis) | — | — | — |
| Administrateur | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Super-administrateur | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Assigner des démarches
Chaque agent peut être assigné à une ou plusieurs démarches. Il ne verra dans sa file d'attente que les dossiers des démarches qui lui sont assignées.
Tableau de bord statistiques
Le tableau de bord administrateur offre une vue d'ensemble de l'activité :
Dossiers par statut
Répartition en temps réel des dossiers : déposés, en cours, acceptés, refusés.
Volume par démarche
Nombre de dossiers reçus par type de démarche, avec tendances.
Délai moyen de traitement
Temps moyen entre le dépôt et la décision, par démarche.
Performance par agent
Nombre de dossiers traités et délai moyen par agent.
Taux d'acceptation
Pourcentage de dossiers acceptés vs refusés, par démarche.
Revenus
Total des frais de traitement perçus, par démarche et par période.
Configuration des notifications
En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer les notifications au niveau de l'organisation :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Canaux actifs | Activer/désactiver les canaux SMS et WhatsApp pour l'organisation |
| Templates | Personnaliser le contenu des messages envoyés aux usagers |
| E-mail expéditeur | Configurer l'adresse d'envoi des e-mails |
| Fréquence | Définir la fréquence des rappels automatiques |
Super-administrateur
Le super-administrateur dispose de droits étendus au niveau de toute la plateforme :
| Fonction | Description |
|---|---|
| Gestion des organisations | Créer et configurer les organisations (ministères, services) |
| Gestion des utilisateurs | Voir tous les utilisateurs, modifier les rôles, désactiver des comptes |
| Statistiques globales | Vue d'ensemble de toute la plateforme (toutes organisations) |
| Configuration système | Paramètres globaux, maintenance, mises à jour |
| Audit | Journal de toutes les actions administratives |
Responsabilité